Liyabeauty - 职场最基本技能——“待办事项管理”

一、待办事项管理，看似简单实则太重要

1. 领导陆续交办了多项工作，时间久了忘了其中的某项工作；
2. 同时面临好几项工作，总是掌握不好节奏，分不清轻重缓急；
3. 对工作任务的时间要求不敏感，总是到最后一刻狼狈不堪；
4. 稍微复杂一点的任务，眉毛胡子一把抓，缺乏条理；
5. 定期报告工作进展的时候说不清进展程度；

如果你在日常工作中经常出现上述的某些现象，那么很可能就需要加强对“待办事项”的管理。在职场当中，从事的不论是事务性工作，还是专业技术类工作，都会同时面临或多或少、或简或繁、或长或短的不同任务需要处理。这些待处理的任务，就是“待办事项”。

对待办事项的管理，是职场每个人都需要掌握的最基本的工作能力，是各项工作任务得到有效落实执行的基本保证。

二、最简单的待办事项清单

（一）写下来，一个都别漏

“好记性不如烂笔头”，事无巨细，老老实实先把所有的任务写下来。任务多了就会形成一个待办事项的清单，也经常称为“To Do List”。这一步的关键点就是——别漏项。有了这个清单作为基础，才能谈得上后续如何计划、跟进和最终完成。在众多的办公软件或工具中，这都是最基本的功能。

（二）排顺序，轻重缓急要分清

当同时面对一堆任务的时候，就需要根据任务的轻重缓急合理安排，不能眉毛胡子一把抓。“四象限法则”是常用的方法，把任务按照重要性和紧急程度，分为紧急且重要、重要但不紧急、紧急但不重要、既不紧急也不重要这四个象限，我认为的优先级顺序是：紧急且重要、紧急不重要、重要但不紧急、不紧急也不重要。重要和紧急也不是一成不变的，随着时间的推移和事情的变化，紧迫性和重要性也会发生变化。

（三）设时限，deadline 是第一生产力

时间要求是任务的一个重要因素，这在SMART原则中已经突出强调过。确定每个任务的完成期限，无论是来自外部的要求，还是自己的安排，都是交付完成各项任务的基本保证。没有期限要求的任务可以被无限期推迟。只要任务是必须按时完成的，到了最后期限的时候，不紧急的实际上也变得紧急了，不重要的也会变得重要了。

根据设定的完成期限，结合任务所需花费的时间，就能知道该项任务最迟的启动时间，如果晚于这个启动时间，那么就很可能无法在规定期限内完成。

列出任务清单，根据轻重缓急给每个任务设定完成期限，这就是最基本的待办事项清单了。当有新的任务添加进来的时候，需要根据轻重缓急对原有任务的优先级进行更新，对受影响任务的完成时限进行调整。动态维护好这样一个待办事项清单，可以时刻对自己需要完成的工作任务做到心中有数。

三、管理好复杂任务

（一）拆解大任务，步步为营

比较复杂的任务当中，往往会包含多个不同的工作内容，或者需要分成多个步骤或阶段来完成。一篇年终总结需要多个不同部门的内容，一次年会需要多方面的准备工作，一个小项目需要分成多个阶段来完成。把大任务分拆成多个小任务，划分成多个步骤依次推进，都是很常用的拆分方法，这就要求对待办事项的清单进行细化，把其中的大任务拆解成多个子任务，针对每个子任务，也要根据实际需要确定其相互依赖关系和轻重缓急，对每个子任务同样都要给出适当的起止时间的安排。如果子任务仍然比较复杂，那么还可以继续进行拆解。

（二）需要多人分工协作的任务

很多的工作任务都需要多人协作完成，无论是下属还是同事，此时还需要将任务分解到人。也就是说，需要分配给不同人的工作，最好都拆解成不同的子任务。针对分配到人的每一项小任务，同样也都应该有相应的时间概念。最终还是要保证整体任务能够按要求完成。

（三）留意任务之间的相互影响

当任务被分解成若干子任务之后，子任务之间往往会有相互的依赖关系（初始任务之间也同样可能会相互影响，因为他们可能是更上一级任务的子任务）。此时这些大大小小的待办事项就不是完全独立的了，需要关注他们之间的相互影响，会在步骤顺序、时间安排等方面有所体现。

四、设置任务状态，保持动态更新

（一）定期回顾，及时调整

待办事项管理是用来完成任务的，所以每个任务至少有两个不同的状态——“未完成”和“已完成”，通过设置过滤条件，可以使我们的注意力始终集中在那些“未完成”的任务上。对于尚未完成的任务，就需要定期回顾、持续跟进，提醒自己按要求推动待办任务的完成，并记录任务最新进展情况和更新状态。定期回顾通常为每周、每月、每季度、每年。通过对任务清单的动态跟踪，保持任务清单总是能够正确反映当前的任务情况和要求。

根据实际需要还可以对任务设置多种不同的状态，比如进行中、暂停、待反馈、中止等等。同时，还要根据实际情况的发展，对待办事项做出必要的调整，比如进一步分拆、调整时间安排等。

（二）完成任务是关键

跟踪待办事项，最直观的目标就是把每一项任务的状态推进到“已完成”。对于已经彻底完成的任务，通常会设置一个过滤条件将其隐藏起来，这样待办事项的清单就会保持在一定数量内。在年度总结的时候，再把全部状态的任务全都罗列出来，就能清楚知道都完成了哪些任务，以及过程中记录的相关信息。

五、系统性提升项目管理能力

基于“凡事都是项目”的理念，从项目管理角度看待办事项的管理，其实本质上完全相同。如果把每项任务看作是一个项目，任务目标就是项目目标，任务拆分就是项目WBS分解，任务之间依赖关系分析和时间安排，就是项目的活动和时间管理，任务的跟进就是项目的执行与控制，对任务的调整就相当于动态项目管理中的计划变更。

早年间就见过有人利用项目管理软件来管理日常工作，这样就把项目中的工作和非项目的日常任务统一起来，做好统筹安排。

做好具体待办事项管理，是进一步学习、掌握项目管理方法的重要途径。通过不断积累经验、提高自身的工作能力，再系统的学习一些项目管理的知识和方法，自然就会逐渐具备对复杂项目的管理能力。

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